Tutorial para participação na Assembleia Geral Eletrônica
As medidas de contenção da propagação do Novo Corona Vírus nos impedem de realizar assembleias presenciais. Em função deste fato, a Diretoria do APUBH propõe a realização de assembleias virtuais. Testamos e aprovamos o software Zoom e, por isso, enviamos aos filiados, este tutorial para orientar o uso da ferramenta.
Assim como ferramentas similares, o Zoom permite a realização de reuniões virtuais para um grande número de participantes. A recepção de propostas e a deliberação sobre as mesmas exige procedimentos adicionais, principalmente, quando cresce o número de participantes.
Passo 1- Fazendo o download do software: https://zoom.us/pt-pt/freesignup.html
O processo começa a partir do envio de um link para o início da assembleia que será enviado por e-mail e pelo whatsapp na manhã de sexta-feira, 27/03.
Ao clicar no link pelo celular ou pelo computador, você será orientado a instalar o software Zoom se não tiver esse programa já instalado no dispositivo. O software é bem leve e o processo de download é rápido e seguro.
Passo 2– Entrando no ambiente virtual
Feita a instalação, você deve acessar novamente o link de chamada para a Assembleia. A primeira coisa que o software te perguntará é seu nome. Aproveite essa oportunidade para informar também a unidade acadêmica na qual você está lotado. Assim que você der a informação, uma pessoa responsável pela organização da assembleia aceitará sua inscrição e você ficará diante da tela do aplicativo.
Passo 3- Antecipando a entrada no ambiente virtual e aguardando a entrada dos colegas
Para facilitar a realização deste tipo de assembleia é importante que você percorra os passos 1 e 2 antes do início do evento. De preferência, inicie o procedimento meia hora antes do início da assembleia. Uma pessoa da organização já estará de prontidão para permitir a entrada antecipada dos e das docentes no ambiente. Na hora do início, coloque-se diante do dispositivo e aguarde a fala de abertura.
Passo 4- Levantando a mão para se inscrever e falar
O aplicativo contém uma função chamada “levantar a mão”. Ela permite que as pessoas se inscrevam para falar e também permite ao mediador observar a ordem das inscrições. Se essa opção estiver oculta, dê um clique no retângulo situado acima do seu nome e procure a expressão “levantar a mão” na tela do aplicativo. Se a expressão não estiver prontamente visível, dê um clique na palavra “Mais”, que ela irá aparecer junto a outras opções. Depois de falar, lembre-se de trocar a função “levantar a mão” para a função “abaixar a mão”. Isso é extremamente importante, principalmente, em reuniões ou assembleias com grande número de participantes.
Passo 5- Acionando ou desligando o áudio e o vídeo de seu aparelho durante a Assembleia
Ao falarem, as pessoas podem ser vistas por seus enunciatários se estiverem a frente da câmera de vídeo de um celular ou de um computador pessoal (PC, notebook ou tablet). Também podem ser ouvidas devido a presença de microfones nesses dispositivos.
Os aplicativos usados em reuniões e assembleias virtuais contém dois modos para ligar e desligar a câmera de vídeo e o microfone dos aparelhos. Em um desses modos, cada participante liga ou desliga câmera e microfone no início e no fim de sua intervenção. Outra forma de fazer isso é permitir que o mediador da reunião ou assembleia faça a ligação e o desligamento do par microfone e câmera. Em eventos com grande número de participantes esse segundo procedimento é mais adequado. O mediador observa a ordem das inscrições com a ferramenta descrita no Passo 4 deste tutorial e faz a gestão das falas. Isso diminui as chances de que várias pessoas falem ao mesmo tempo.
Quando é o próprio participante que aciona ou desliga o microfone e a câmera, ele precisa clicar sobre os ícones desses dispositivos que a interface apresenta. Se os ícones estiverem ocultos, dê um clique sobre o retângulo acima do seu nome que eles irão aparecer. Habilite o áudio toda vez que for falar e desabilite quando terminar. Isso evitará que eventos ruídos ocorridos no ambiente real em que você se encontra sejam transportados para o ambiente virtual.
Passo 6- Envio e deliberação de propostas na Assembleia
O Zoom contém a função Chat ou “Bate Papo”. Utilize essa função, exclusivamente, para enviar propostas para a mesa da Assembleia. A mesa utilizará o texto enviado por você para criar um formulário de múltipla escolha no Google Forms. Este formulário permite a todos os participantes se posicionarem diante da sua proposta. O link de um formulário criado para a votação da sua proposta será enviado pela mesa da Assembleia na “Sala de Bate Papo”. A mesa reservará um tempo para que os participantes acessem o link e votem. Terminado o período dedicado à votação, a mesa divulgará o resultado consultando a função “Respostas” do Google Forms.
